WEBCON BPS Obieg procesu zakupowego
Obieg jest uzupełnieniem procedury zakupowej w firmie, pozwala zautomatyzować proces tworzenia i zatwierdzania zamówień - od momentu utworzenia zlecenia przez pracownika, przez akceptację przełożonego, aż po zrealizowanie zakupu.
Uprawniony pracownik może złożyć zapotrzebowanie na materiał w każdym obszarze działalności operacyjnej (do backoffice, na wydział produkcji, z zakresu spraw socjalnych etc). Po odpowiedniej akceptacji (różne poziomy ze względu na np. wartość zamówienia) zapotrzebowanie trafia do komórki zakupowej, która składa zamówienie i monitoruje dostawę. Proces zakupowy, w zależności od przyjętego w firmie modelu może kończyć się nawet potwierdzaniem prawidłowości dostawy materiału (pod względem ilości i jakości).
Najważniejsze funkcje
- wprowadzenie zapotrzebowania przez użytkownika końcowego,
- w pełni elektroniczna rejestracja zapotrzebowania,
- akceptacja zapotrzebowania przez bezpośredniego przełożonego, a następnie przez dział administracyjny, prokurenta lub zarząd firmy, w zależności od uprawnień powiązanych z kwotą graniczną,
- przekazanie zapotrzebowania do działu zakupów, lub innego działu wewnętrznego, lub bezpośrednio do dostawcy - w zależności od kategorii zakupu,
- monitoring realizacji zapotrzebowania, wraz z automatycznym przypomnieniem,
- historia obsługi zapotrzebowań,
- automatyczne raporty (ilość, rodzaj, kwoty, czas realizacji),
- przesyłanie danych do systemów ERP.
Korzyści
- pełne zarządzanie i optymalizacja zamówień w firmie,
- przekształcenie wykonywanych fizycznych zadań w procesy cyfrowe,
- krótszy czas realizacji procesu zakupowego,
- mniejsze obciążenie pracowników (wybór z list, automatyzacja czynności i statusowania),
- szybsza i łatwa analiza zapotrzebowań.